17.11.16 Byrokratian johtaminen

Johtamisen perusteet -kurssimme on edennyt toiseksi viimeiseen luentokertaan. Tällä kertaa luennolla keskityimme johtamisen perusteisiin byrokratian johtamisen näkökulmasta. Vieraaksemme olimme saaneet komisario Jyrki Haapalan Itä-Suomen poliisilaitokselta. Poliisilaitos onkin erinomainen esimerkki byrokraattisesti johdetusta organisaatiosta, joten kukapa olisikaan parempi aiheesta puhumaan kuin poliisilaitoksen edustaja ja henkilö, joka jokaisena työpäivänään näkee byrokratian toiminnassa työpaikallaan. Muita esimerkkejä byrokraattisesti johdetuista organisaatioista ovat muun muassa armeija tai valtion virastot.

Sanalla byrokratia viitataan organisaatiomuotoon, jossa korostuvat hierarkkisuus, säännöt ja rakenteen virallisuus. Roolit ovat näkyviä ja toimenkuvien vastuut sekä valta tarkkaan jaettuja. Jokaisella on tonttinsa hoidettavanaan ja jokaisessa tehtävässä vaaditaan erilaista tietämystä sekä asiantuntijuutta. Huomioitavaa on, että valta ei ole henkilökohtaista, vaan perustuu asemaan, ja päätökset eivät ole henkilökohtaisia, vaan perustuvat ohjeistuksiin. Nykyään puhuttaessa byrokratiasta viitataan usein virkavaltaan ja virastojen hitaan kankeasti toimivaan virkakoneistoon. Sana on saanut hieman negatiivisia sävytteitä ja byrokratia koetaan helposti asiana, jota tulisi vältellä ja vihata. Mutta kuten luennolla kävi ilmi, byrokratiallekin on aikansa ja paikkansa. Esimerkiksi kriisitilanteissa byrokraattisuus on poliisille välttämättömyys toiminnan mahdollistamiseksi ja tilanteen hoitamiseksi. Ja kun tiedetään, miten byrokratia toimii, ja tiedetään jokaisen vastuut ja tehtävät, pystytään asioita ja tilanteiden lopputulemia paremmin ennustamaan.

Luennolla käsiteltiin laajasti Weberin kuvailemaa byrokratian ihannemallia (1922). Hänen mukaansa byrokratia on ideaalinen, kun ihmiset tekevät töitä selkeän ohjeistuksen alaisena ja jossa työntekijöiden valta perustuu heidän ammattitaitoonsa ja asemaansa eikä ole henkilökohtainen ominaisuus. Päätökset tehdään sääntöjen perusteella – säännöt ovat muutenkin byrokratiassa erityisasemassa ja kirjallisesti laadittuja – ja organisaation tarkoitus on toimia rationaalisesti sekä laskelmoidusti asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi. Viestintä kulkee ylhäältä alaspäin tarkan kirjaimellisten ohjeiden muodossa, tiukan keskitetyn kontrollin mukaisesti. Vallalle on muodolliset valtuutukset ja vallan jako ilmaistaan vastuiden, oikeuksien ja velvollisuuksien muodossa.

Miten byrokratia sitten vaikuttaa meidän elämäämme? Opiskelijan elämässä byrokratia tulee näkyväksi, kun muun muassa asioimme valtion virastoissa, esimerkkinä opiskelijoiden paras ystävä ja opintojen rahoittaja Kela. Valtion virastoissa byrokraattisuus tulee hyvin esille siinä, että toimintaa ohjaavat tietyt, tarkkaan kirjatut säännöt, joiden pohjalta toimitaan ja päätöksiä tehdään ja joiden pohjalta myös vastuut ovat jakautuneet. Saadaksemme siis tietyn asian hoidettua, meidän tulee tietää, kuka asiasta on vastuussa ja kenen kanssa meidän tulee asioida. Mikäli saavumme väärän viraston, esimerkiksi veroviraston, väärälle luukulle opintotukiasiamme kanssa, eivät he pysty asiaamme käsittelemään, vaan meitä tullaan ohjaamaan aina vain eteenpäin, kunnes saavumme sellaisen henkilön eteen, jonka toimivaltaan asia kuuluu.

Vaikka emme luennolla oikein kerenneetkään luennoitsijan osuuteen, osui aiheen luentokalvoista silmiin vielä niitä myöhemmin läpikäytäessä kysymys: voimmeko välttää byrokratiaa? Kysymys tuo erinomaisesti esille byrokratiaan lähtökohtaisesti liitetyn negatiivisuuden ja ihmisten tarpeen päästä eroon byrokraattisuudesta. Siksipä tälle kysymykselle voisi tässä esittää vastakysymyksen: miksi meillä olisi tarve vältellä byrokratiaa, jos silläkin kerta on aikansa ja paikkansa tiettyjen organisaatioiden toimintojen mahdollistamiseksi sekä mielivaltaisen vallan, korruption ja kaaoksen rajoittamiseksi? Mielipiteitä asiasta voi toki esittää puolesta ja vastaan, ja kommentteja voi heitellä ilmoille.